Política de Privacidad

1. Introducción

Zipa (en adelante "nosotros", "la empresa" o "el responsable del tratamiento") tiene un compromiso firme con la protección de los datos personales de quienes utilizan nuestros servicios. Esta Política de Privacidad describe qué información recopilamos, con qué propósito la usamos, cómo la protegemos y cuáles son sus derechos como titular de esa información.

Esta política aplica a todos los datos personales tratados por Zipa en el marco de la prestación de servicios de asesoría pensional en Colombia, de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Para consultas relacionadas con esta política, puede escribirnos a [email protected].

2. Datos que recopilamos

Según el tipo de interacción que tenga con nosotros, podemos recopilar los siguientes datos personales:

• Nombre completo y número de cédula de ciudadanía (necesarios para identificar el historial pensional)
• Correo electrónico y número de teléfono (para comunicarnos durante el proceso)
• Historia laboral y datos de cotizaciones al sistema pensional
• Información sobre empleadores anteriores y periodos de trabajo
• Datos de contacto de terceros cuando aplica (cónyuge, herederos) en casos de sustitución pensional
• Información técnica del dispositivo al navegar por nuestro sitio web (a través de cookies, con su consentimiento)

Recopilamos esta información a través del formulario de contacto de nuestro sitio web, de comunicaciones directas por correo electrónico o teléfono, y de los documentos que usted nos proporciona para tramitar su caso.

3. Finalidad del tratamiento

Sus datos personales se utilizan exclusivamente para:

• Prestarle los servicios de asesoría pensional contratados
• Comunicarnos con usted sobre el estado de su caso
• Gestionar sus documentos ante Colpensiones o fondos privados de pensiones
• Dar respuesta a sus consultas y solicitudes
• Cumplir con obligaciones legales aplicables
• Mejorar nuestros servicios (con datos anonimizados o estadísticos)

No utilizamos sus datos para envíos de publicidad a terceros ni los vendemos o cedemos a ninguna empresa externa sin su autorización explícita.

4. Base legal del tratamiento

El tratamiento de sus datos personales se sustenta en las siguientes bases legales según la Ley 1581 de 2012:

• Consentimiento: otorgado al momento de completar el formulario de contacto o al iniciar una relación de servicio con nosotros.
• Ejecución de un contrato: cuando el tratamiento es necesario para prestar el servicio acordado.
• Interés legítimo: para el seguimiento de casos activos y la comunicación durante el proceso.
• Cumplimiento de obligaciones legales: cuando la normativa colombiana así lo requiere.

5. Conservación de los datos

Sus datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que fueron recopilados. En general:

• Datos de contacto de clientes activos: durante toda la vigencia de la relación de servicio.
• Documentación del caso pensional: mínimo cinco (5) años desde el cierre del caso, conforme a recomendaciones legales.
• Datos de consultas sin contrato formalizado: hasta doce (12) meses desde el último contacto.
• Datos de navegación web: según lo establecido en nuestra Política de Cookies.

6. Medidas de protección

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger sus datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida o alteración. Entre ellas:

• Acceso restringido a los datos del cliente según el rol de cada miembro del equipo
• Comunicaciones por correo electrónico con medidas de seguridad estándar
• Almacenamiento de documentos en entornos con control de acceso
• Revisión periódica de los procedimientos internos de manejo de información
• Compromiso de confidencialidad por parte de todos los integrantes del equipo

En caso de una violación de seguridad que afecte sus datos personales, le notificaremos conforme a lo exigido por la normativa colombiana vigente.

7. Cookies

Nuestro sitio web utiliza cookies para mejorar la experiencia de navegación. Para información detallada sobre los tipos de cookies que usamos y cómo gestionarlas, consulte nuestra Política de Cookies.

8. Sus derechos

Como titular de sus datos personales, la Ley 1581 de 2012 le reconoce los siguientes derechos, que puede ejercer en cualquier momento:

• Acceso: conocer qué datos personales suyos tenemos almacenados.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Supresión: pedir que eliminemos sus datos cuando ya no sean necesarios para la finalidad original.
• Revocación del consentimiento: retirar su autorización para el tratamiento, sin efecto retroactivo.
• Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado y legible.
• Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos en circunstancias específicas.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, envíe su solicitud a [email protected]. Le responderemos en los plazos establecidos por la normativa colombiana (máximo 15 días hábiles).

Si considera que sus derechos no han sido atendidos, puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia.

9. Transferencia de datos a terceros

Compartimos sus datos personales únicamente con las entidades estrictamente necesarias para prestar el servicio:

• Colpensiones o el fondo de pensiones privado que corresponda a su caso
• Entidades públicas o privadas requeridas por la gestión del trámite pensional

No vendemos, alquilamos ni cedemos sus datos a empresas de publicidad, terceros comerciales u otras organizaciones sin su consentimiento previo.

10. Privacidad de menores

Nuestros servicios están dirigidos a personas mayores de 18 años. No recopilamos intencionalmente datos personales de menores de edad. Si detectamos que hemos recibido datos de un menor sin el consentimiento del representante legal, procederemos a eliminarlos de inmediato.

11. Actualizaciones de esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. Cuando lo hagamos, publicaremos la nueva versión en este mismo lugar con la fecha de última actualización. Si los cambios son significativos, le notificaremos por correo electrónico cuando sea posible.

12. Contacto

Responsable del tratamiento: Zipa

Dirección: Calle 33 #6-94, Oficina 1203, Bogotá, 110311, Colombia

Correo electrónico: [email protected]